Het lesprogramma van 2LRN4 is opgebouwd in leerjaren. Elk jaar bevat een vaste reeks cursussen, en een klant begint bij Jaar 1. Zet je bij een nieuwe klant het leerjaar klaar, dan staan de cursussen meteen in de juiste volgorde in het organisatiecurriculum en krijgen de medewerkers ze automatisch. Bij elke verlenging van de licentie zet het portaal daarna zelf het volgende jaar klaar.
Voordat je begint
Je hebt een account met de rol Partner nodig, met het recht Leerprogramma beheren. Je kunt alleen een leerjaar klaarzetten bij organisaties van je eigen partneromgeving.
Stap 1. Maak de organisatie aan
Ga naar Organisaties en klik op Creëren. Vul de naam in en kies de talen waarin de medewerkers de cursussen volgen. Het leerjaar wordt alleen klaargezet in de talen die je hier kiest, dus controleer ze goed.
Stap 2. Zet de afdelingen en gebruikers erin
Maak de afdelingen aan met Afdeling toevoegen en voeg daarna de gebruikers toe, met de hand, met een import of met een koppeling met Microsoft Entra, Google of SCIM. Je kunt dit ook na stap 4 doen: wie je toevoegt nadat het leerjaar klaarstaat, krijgt de cursussen automatisch.
Wacht met de welkomstmail tot het leerjaar klaarstaat, dan zien medewerkers bij hun eerste bezoek meteen hun cursussen.
Stap 3. Kies hoe de cursussen vrijkomen
Open op het organisatieformulier het blok Leerprogramma. Bij Gedoseerde inschrijving (drip) kies je of de medewerkers alle cursussen tegelijk krijgen, of één voor één op een vaste cadans, bijvoorbeeld elke maand. Voor de meeste klanten werkt een cursus per maand het best. Kies je voor gedoseerd, vul dan ook de cadans en de startdatum in.
Stap 4. Zet het leerjaar klaar
Klik op het organisatieformulier in het blok Leerjaar op Leerjaar klaarzetten. Bij een nieuwe klant staat Jaar 1 al gekozen; je kunt altijd alleen het eerstvolgende leerjaar klaarzetten. Laat Leerjaar klaarzetten aangevinkt en kies daaronder wat er verder moet gebeuren:
- Cursussen meteen aanzetten staat standaard aan. Zet je het uit, dan staan de cursussen klaar maar uitgeschakeld, en zet je ze later zelf aan.
- Bestaande gebruikers meteen inschrijven vink je aan als je de gebruikers al hebt toegevoegd. Nieuwe gebruikers krijgen het curriculum vanzelf.
- Deze gebruikers een mail sturen bepaalt of de gebruikers die je zo inschrijft een mail krijgen. Zonder dit vinkje zien ze hun cursussen bij hun volgende bezoek.
Klik daarna op Uitvoeren. Het portaal kopieert de cursussen van dat leerjaar naar de organisatie, zet ze op volgorde in het organisatiecurriculum en legt vast in welk leerjaar de klant zit. Dat gebeurt op de achtergrond en duurt meestal een paar minuten.
Let op: komen er later cursussen vrij, bijvoorbeeld bij gedoseerde inschrijving, dan krijgen de medewerkers op dat moment de mail dat de cursus voor hen klaarstaat.
Stap 5. Controleer het resultaat
Open het blok Organisatiecurriculum (volgorde en onboarding). Daar staan de cursussen van het leerjaar in de volgorde waarin ze vrijkomen. Bij Leerjaar op het organisatieformulier staat nu het jaar dat je hebt gekozen. Open als laatste een gebruiker en controleer of de eerste cursus is ingeschreven.
Een klant die de cursussen al heeft
Werkte een klant al met 2LRN4 voordat de leerjaren bestonden, dan kies je bij stap 4 Alleen registreren. Het portaal kopieert dan niets, maar legt alleen vast in welk leerjaar de klant zit, zodat bij de volgende verlenging het juiste vervolgjaar klaarstaat. Dat kan zolang er nog geen leerjaar is vastgelegd.
Wat je niet zelf doet
Een leerjaar terugzetten, een jaar overslaan of een klant naar een andere partneromgeving verhuizen doet 2LRN4. Mail daarvoor naar support@2lrn4.com met de naam van de organisatie en wat je wilt veranderen.