Das Kursangebot von 2LRN4 ist in Lernjahre gegliedert. Jedes Jahr enthält eine feste Reihe von Kursen, und ein Kunde beginnt mit Jahr 1. Wenn Sie bei einem neuen Kunden das Lernjahr bereitstellen, stehen die Kurse sofort in der richtigen Reihenfolge im Organisationscurriculum, und die Mitarbeitenden erhalten sie automatisch. Bei jeder Verlängerung der Lizenz stellt das Portal danach selbst das nächste Jahr bereit.
Bevor Sie beginnen
Sie benötigen ein Konto mit der Rolle Partner und der Berechtigung Lernprogramm verwalten. Sie können ein Lernjahr nur für Organisationen in Ihrer eigenen Partnerumgebung bereitstellen.
Schritt 1. Legen Sie die Organisation an
Gehen Sie zu Unternehmen und klicken Sie auf Erstellen. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie die Sprachen, in denen die Mitarbeitenden die Kurse absolvieren. Das Lernjahr wird nur in den hier gewählten Sprachen bereitgestellt, prüfen Sie diese also sorgfältig.
Schritt 2. Fügen Sie Abteilungen und Benutzer hinzu
Legen Sie die Abteilungen mit Abteilung hinzufügen an und fügen Sie danach die Benutzer hinzu: manuell, per Import oder über eine Anbindung an Microsoft Entra, Google oder SCIM. Sie können dies auch nach Schritt 4 tun: Wer hinzugefügt wird, nachdem das Lernjahr bereitsteht, erhält die Kurse automatisch.
Warten Sie mit der Willkommens-E-Mail, bis das Lernjahr bereitsteht. Dann sehen die Mitarbeitenden bei ihrem ersten Besuch sofort ihre Kurse.
Schritt 3. Legen Sie fest, wie die Kurse freigegeben werden
Öffnen Sie im Organisationsformular den Bereich Lernprogramm. Unter Gestaffelte Einschreibung (Drip) wählen Sie, ob die Mitarbeitenden alle Kurse auf einmal erhalten oder nacheinander in einem festen Rhythmus, zum Beispiel jeden Monat. Für die meisten Kunden funktioniert ein Kurs pro Monat am besten. Wenn Sie die gestaffelte Einschreibung wählen, geben Sie auch den Rhythmus und das Startdatum ein.
Schritt 4. Stellen Sie das Lernjahr bereit
Klicken Sie im Organisationsformular im Bereich Lernjahr auf Lernjahr bereitstellen. Bei einem neuen Kunden ist Jahr 1 bereits ausgewählt; Sie können immer nur das nächstfolgende Lernjahr bereitstellen. Lassen Sie Lernjahr bereitstellen angehakt und wählen Sie darunter, was außerdem geschehen soll:
- Kurse sofort aktivieren ist standardmäßig angehakt. Wenn Sie den Haken entfernen, stehen die Kurse bereit, sind aber deaktiviert, und Sie aktivieren sie später selbst.
- Bestehende Benutzer sofort einschreiben haken Sie an, wenn Sie die Benutzer bereits hinzugefügt haben. Neue Benutzer erhalten das Curriculum automatisch.
- Diesen Benutzern eine E-Mail senden legt fest, ob die Benutzer, die Sie auf diese Weise einschreiben, eine E-Mail erhalten. Ohne dieses Häkchen sehen sie ihre Kurse bei ihrem nächsten Besuch.
Klicken Sie anschließend auf Ausführen. Das Portal kopiert die Kurse dieses Lernjahres in die Organisation, ordnet sie im Organisationscurriculum in der richtigen Reihenfolge an und hält fest, in welchem Lernjahr sich der Kunde befindet. Das geschieht im Hintergrund und dauert meist einige Minuten.
Hinweis: Werden später Kurse freigegeben, zum Beispiel bei der gestaffelten Einschreibung, erhalten die Mitarbeitenden in diesem Moment eine E-Mail, dass der Kurs für sie bereitsteht.
Schritt 5. Prüfen Sie das Ergebnis
Öffnen Sie den Bereich Organisationscurriculum (Reihenfolge und Onboarding). Dort stehen die Kurse des Lernjahres in der Reihenfolge, in der sie freigegeben werden. Unter Lernjahr im Organisationsformular steht jetzt das Jahr, das Sie gewählt haben. Öffnen Sie zum Schluss einen Benutzer und prüfen Sie, ob er in den ersten Kurs eingeschrieben ist.
Ein Kunde, der die Kurse bereits hat
Hat ein Kunde schon mit 2LRN4 gearbeitet, bevor es die Lernjahre gab, wählen Sie in Schritt 4 Nur erfassen. Das Portal kopiert dann nichts, sondern hält nur fest, in welchem Lernjahr sich der Kunde befindet, damit bei der nächsten Verlängerung das richtige Folgejahr bereitsteht. Das ist möglich, solange noch kein Lernjahr erfasst ist.
Was Sie nicht selbst erledigen
Das Zurücksetzen eines Lernjahres, das Überspringen eines Jahres oder das Verschieben eines Kunden in eine andere Partnerumgebung übernimmt 2LRN4. Schreiben Sie dazu eine E-Mail an support@2lrn4.com mit dem Namen der Organisation und der gewünschten Änderung.