L'offre de cours de 2LRN4 est organisée en années de formation. Chaque année comprend une série fixe de cours, et un client commence par l'Année 1. Si vous préparez l'année de formation pour un nouveau client, les cours sont placés immédiatement dans le bon ordre dans le curriculum de l'organisation et les collaborateurs les reçoivent automatiquement. À chaque renouvellement de la licence, le portail prépare ensuite lui-même l'année suivante.

Avant de commencer

Vous avez besoin d'un compte avec le rôle Partner et le droit Gérer le programme de formation. Vous ne pouvez préparer une année de formation que pour les organisations de votre propre environnement partenaire.

Étape 1. Créez l'organisation

Allez dans Entreprises et cliquez sur Créer. Saisissez le nom et choisissez les langues dans lesquelles les collaborateurs suivront les cours. L'année de formation n'est préparée que dans les langues choisies ici, vérifiez-les donc attentivement.

Étape 2. Ajoutez les départements et les utilisateurs

Créez les départements avec Ajouter un département, puis ajoutez les utilisateurs : manuellement, par import ou via une connexion avec Microsoft Entra, Google ou SCIM. Vous pouvez aussi le faire après l'étape 4 : toute personne ajoutée une fois l'année de formation préparée reçoit les cours automatiquement.

Attendez que l'année de formation soit préparée avant d'envoyer l'e-mail de bienvenue : les collaborateurs verront ainsi leurs cours dès leur première visite.

Étape 3. Choisissez comment les cours sont mis à disposition

Dans le formulaire de l'organisation, ouvrez le bloc Programme de formation. Sous Inscription échelonnée (drip), vous choisissez si les collaborateurs reçoivent tous les cours en même temps, ou un par un selon un rythme fixe, par exemple chaque mois. Pour la plupart des clients, un cours par mois fonctionne le mieux. Si vous optez pour l'inscription échelonnée, indiquez aussi le rythme et la date de début.

Étape 4. Préparez l'année de formation

Dans le formulaire de l'organisation, dans le bloc Année de formation, cliquez sur Préparer l'année de formation. Pour un nouveau client, Année 1 est déjà sélectionnée ; vous ne pouvez jamais préparer que l'année de formation suivante. Laissez Préparer l'année de formation coché et choisissez en dessous ce qui doit se passer ensuite :

• Activer les cours immédiatement est coché par défaut. Si vous le décochez, les cours sont prêts mais désactivés, et vous les activez vous-même plus tard.
• Cochez Inscrire immédiatement les utilisateurs existants si vous avez déjà ajouté les utilisateurs. Les nouveaux utilisateurs reçoivent le curriculum automatiquement.
• Envoyer un e-mail à ces utilisateurs détermine si les utilisateurs que vous inscrivez ainsi reçoivent un e-mail. Sans cette case cochée, ils verront leurs cours lors de leur prochaine visite.

Cliquez ensuite sur Exécuter. Le portail copie les cours de cette année de formation dans l'organisation, les classe dans l'ordre dans le curriculum de l'organisation et enregistre l'année de formation dans laquelle se trouve le client. Cela se fait en arrière-plan et prend généralement quelques minutes.

Attention : si des cours sont mis à disposition plus tard, par exemple avec l'inscription échelonnée, les collaborateurs reçoivent à ce moment-là un e-mail indiquant que le cours est prêt pour eux.

Étape 5. Vérifiez le résultat

Ouvrez le bloc Curriculum de l'organisation (ordre et intégration). Vous y trouvez les cours de l'année de formation dans l'ordre dans lequel ils sont mis à disposition. Sous Année de formation, le formulaire de l'organisation affiche maintenant l'année que vous avez choisie. Pour finir, ouvrez un utilisateur et vérifiez qu'il est inscrit au premier cours.

Un client qui a déjà les cours

Si un client utilisait déjà 2LRN4 avant l'existence des années de formation, choisissez Enregistrer uniquement à l'étape 4. Le portail ne copie alors rien et enregistre seulement l'année de formation dans laquelle se trouve le client, afin que la bonne année suivante soit préparée lors du prochain renouvellement. C'est possible tant qu'aucune année de formation n'a été enregistrée.

Ce que vous ne faites pas vous-même

Revenir à une année de formation précédente, sauter une année ou transférer un client vers un autre environnement partenaire relève de 2LRN4. Pour cela, écrivez à support@2lrn4.com en indiquant le nom de l'organisation et ce que vous souhaitez modifier.