Standaard krijgt een nieuwe medewerker bij indiensttreding in één keer alle cursussen van de eigen afdeling toegewezen. Bij een uitgebreid curriculum kan dat overweldigend zijn. Met gedoseerde inschrijving krijgt een nieuwe medewerker in plaats daarvan eerst een klein onboardingblok en daarna telkens één cursus per keer, in een tempo dat je zelf bepaalt.

De functie staat standaard uit en verandert dus niets totdat je haar bewust aanzet. Je stelt haar per organisatie in (één keer; de instelling geldt automatisch voor alle afdelingen, ook voor afdelingen die er later bijkomen) en je kunt per afdeling afwijken; de afdelingskeuze gaat altijd vóór.

Het idee in één zin: vroeger plande je per afdeling wanneer iedereen wat kreeg; nu definieer je één keer wát het programma is, en bepaalt het systeem per persoon wanneer. Aan bestaande inschrijvingen komt het systeem nooit.

De twee routes: verplicht en vrijwillig

Elke cursus volgt één van twee routes, gestuurd door twee vinkjes op de cursus:

• Automatische inschrijving: de cursus zit in de verplichte stroom (het curriculum) en wordt gedoseerd vrijgegeven. Het systeem bepaalt het moment, volgens het ritme dat jij instelt.
• Zelfinschrijving: de cursus staat in de bibliotheek als vrijwillig aanbod. De medewerker bepaalt zelf het moment.

Kies per cursus normaal gesproken één van de twee. Beide tegelijk kan, maar alleen als je bewust wilt dat medewerkers een verplichte cursus vooruit mogen pakken via de bibliotheek; de dosering slaat over wat iemand al heeft.

Hoe het werkt voor de medewerker

1. Onboarding. Bij de start krijgt de medewerker alleen de cursussen die je als onboarding hebt gemarkeerd, plus één overzichtsmail. Is er geen onboarding gemarkeerd, dan begint de gedoseerde stroom meteen.
2. Gedoseerde stroom. De eerste curriculumcursus komt direct vrij op het anker (zie hieronder); daarna komt er telkens één cursus per cadansmoment bij. Elke vrijgave geeft één e-mail, als de notificaties op de cursus aanstaan.
3. Bibliotheek. Optioneel en historisch materiaal staat in de bibliotheek; daar schrijft de medewerker zichzelf op in, op een zelfgekozen moment.

Het anker en het ritme

Het anker is het persoonlijke nulpunt waarvandaan het ritme voor één medewerker wordt gerekend:

• Is er een onboardingblok gemarkeerd, dan is het anker de dag waarop deze medewerker dat blok afrondt.
• Is er geen onboarding gemarkeerd, dan is het anker de startdatum van de medewerker.

Vanaf het anker geldt: de eerste cursus komt meteen vrij; de cadans bepaalt alleen de afstand tot elke volgende cursus. Met een cadans van twee weken krijgt iemand die de onboarding op dag 6 afrondt dus cursus 1 op dag 6 en cursus 2 twee weken later. Niemand staart twee weken naar een leeg startscherm.

Goed om te weten over de klok:

• De vrijgave gebeurt via een dagelijkse achtergrondtaak. Een cursus verschijnt dus op of vlak na het cadansmoment, niet op de seconde. Wie de instellingen overdag aanzet, ziet de eerste vrijgaven na de eerstvolgende nachtelijke run.
• De cadans telt vanaf de vrijgavedatum van de vorige cursus, niet vanaf het afronden ervan. Wie snel klaar is, wacht dus gewoon tot het volgende cadansmoment; dat houdt het tempo voorspelbaar. Alleen de allereerste vrijgave hangt aan het afronden van de onboarding.
• De cadans wordt berekend in de tijdzone van de organisatie.

Voordat je begint (voorwaarden)

• Per cursus staat het vinkje automatische inschrijving aan én is de cursus actief. Zonder automatische inschrijving doet de cursus niet mee in het curriculum; een inactieve cursus wordt door de dosering overgeslagen en verschijnt niet in de kandidatenlijst.
• De cadans is verplicht: zonder gekozen cadans is de dosering niet actief en worden er bij de start geen cursussen ingehouden. Zo kan een half ingevulde configuratie nooit medewerkers blokkeren.
• Iedere medewerker zit in een afdeling. De dosering loopt per afdeling; een medewerker die alleen aan de organisatie hangt, krijgt alles in één keer.
• Wil je bij elke vrijgave een e-mail of melding, zet dan per cursus notificatie en notificatie e-mail aan.
• Stel per cursus de inschrijfperiode (dagen) in als de medewerker een deadline moet krijgen vanaf het moment van vrijgave; laat het veld leeg als er geen deadline hoort te zijn.
• De begindatum op de cursus stuurt de medewerker niet meer: alles loopt via de persoonlijke inschrijfdatum die de dosering per vrijgave zet. Zet de cursusdatum op een datum in het verleden (niet in de toekomst, anders slaat de herinneringsmail de cursus over).

Instellen (stap voor stap)

Stap 1: cursussen gereedmaken

Per curriculumcursus zet je alleen eigenschappen; er wordt hier niemand ingeschreven:

• Vink automatische inschrijving aan.
• Zorg dat de cursus actief is.
• Stel de inschrijfperiode (dagen) in voor de deadline per vrijgave.
• Zet notificatie en notificatie e-mail aan voor de melding en mail bij vrijgave.

Gebruik "Groepen inschrijven" niet meer voor het uitrollen van curriculumcursussen. Die oude route schrijft bestaande medewerkers van een afdeling direct en volledig in, buiten de dosering om. Het organisatiecurriculum vervangt dat planwerk volledig.

Stap 2: organisatie instellen

Bewerk de organisatie. Daar staan twee blokken.

Gedoseerde inschrijving (standaard voor alle afdelingen)

• Zet gedoseerde inschrijving inschakelen aan.
• Kies de cadans (verplicht): elke X dagen of weken (bijvoorbeeld elke 2 weken), vaste dag van de maand (bijvoorbeeld elke 15e), of n-de weekdag van de maand (bijvoorbeeld elke 3e donderdag).
• Met de optionele veiligheidslimiet geef je de volgende cursus niet vrij zolang er meer dan dit aantal cursussen openstaat. Zo voorkom je opstapeling bij wie achterloopt. Laat je het veld leeg, dan blijft de dosering strak op tijd lopen.

Organisatiecurriculum (volgorde en onboarding)

• Voeg cursussen toe uit de kandidatenlijst. Die toont alle actieve cursussen met automatische inschrijving die voor de organisatie zichtbaar zijn of al bij een afdeling in gebruik zijn. Toevoegen koppelt alleen; het schrijft niemand in.
• Nummer de volgorde; de knop Nummer op volgorde doet het in één keer. Volgordenummers moeten uniek zijn; dubbele nummers worden bij het opslaan geweigerd.
• Vink onboarding aan bij de cursussen die een nieuwe medewerker meteen bij de start krijgt.

Sla op. Daarmee ben je klaar: alle afdelingen volgen dit automatisch, ook afdelingen die er later bijkomen.

Stap 3: afwijken per afdeling (alleen bij uitzonderingen)

Bewerk de afdeling en kies bij instelling voor deze afdeling:

• Organisatie-standaard volgen (de standaardkeuze): de afdeling doet mee met de organisatie-instelling; het formulier toont wat die op dit moment is.
• Aan, met eigen instellingen: deze afdeling gebruikt een eigen cadans, een eigen limiet of een eigen curriculum; velden die je leeg laat, volgen alsnog de organisatie.
• Uit voor deze afdeling: geen dosering, ook al staat de organisatie aan.

Koppelt een afdeling eigen actieve cursussen met automatische inschrijving, dan geldt daar volledig het eigen curriculum; het organisatiecurriculum telt voor die afdeling niet meer.

Stap 4: bibliotheek (oude en optionele cursussen)

Cursussen die niet of niet meer verplicht zijn, zet je in de bibliotheek: vink op de cursus zelfinschrijving aan en zet automatische inschrijving uit. Op het afdelingscurriculum doet het vinkje → bibliotheek dat in één handeling. Met self enrollment days geef je de deadline die geldt vanaf het moment dat een medewerker zichzelf inschrijft.

De vinkjes in het curriculum

• Moet een cursus meteen bij de start van een nieuwe medewerker komen, vink dan onboarding aan.
• Hoort een cursus permanent niet meer in de verplichte stroom, vink dan verwijderen aan en zet eventueel zelfinschrijving aan voor de bibliotheek.
• Moet een cursus er tijdelijk uit, bijvoorbeeld voor een herziening of een nieuwe vertaling, verwijder hem dan niet maar zet de cursus op inactief: hij blijft in het curriculum staan, de dosering slaat hem over en hij stroomt vanzelf weer mee zodra je hem activeert.

Vuistregel: onboarding gaat over het begin van de stroom, verwijderen over het einde van de cursus in het programma, en inactief over een pauze.

Bij verwijderen verdwijnt alleen de koppeling met het curriculum; de cursus zelf blijft bestaan en medewerkers die hem al hebben, houden hem.

Houd het onboardingblok klein (één tot drie cursussen), of markeer niets als je veel bestaand personeel hebt; zie de valkuil hieronder.

E-mails

• Bij de start krijgt een nieuwe medewerker één overzichtsmail met de eigen cursussen (het onboardingblok).
• Bij elke vrijgave volgt de gewone "je bent ingeschreven"-mail, mits de e-mailnotificatie op de cursus aanstaat.
• Nieuw in de bibliotheek: verschijnt er nieuw aanbod in de bibliotheek, dan meldt een dagelijkse mail dat aan medewerkers die het kunnen zien en er nog niet op staan. Dit e-mailtype ("New in library") zet je per organisatie aan of uit op de e-mailtypes-pagina; de tekst is daar aanpasbaar.
• Zelfinschrijving geeft de medewerker een gewone inschrijfbevestiging.

De deadline-herinneringen werken daarna per vrijgegeven cursus zoals je gewend bent.

Goed om te weten

• Bestaande medewerkers houden hun huidige inschrijvingen; het systeem pakt nooit iets af en schrijft nooit dubbel in. Curriculumcursussen die zij nog missen komen gedoseerd bij, één per cadansmoment.
• Valkuil bij onboarding: de dosering van een bestaande medewerker wacht tot het onboardingblok is afgerond. Markeer je onboardingcursussen die bestaand personeel nooit heeft gehad, dan krijgen juist zij niets nieuws totdat ze dat blok alsnog doen. Markeer bij veel bestaand personeel dus liever geen onboarding, of alleen cursussen die iedereen al had.
• Het curriculum definieer je één keer relatief; het geldt daarna automatisch voor elke nieuwe medewerker vanaf de eigen startdatum. Jaarlijks herplannen is niet meer nodig.
• Wil je 12 cursussen in 6 maanden (het bekende schema)? Zet de cadans dan op ongeveer elke 2 weken.

Praktijkvoorbeelden

De nieuwe medewerker bij een trouwe klant. Een klant heeft in vijf jaar zestig cursussen opgebouwd. Vroeger kreeg een nieuwe medewerker alles op dag één; nu alleen het onboardingblok en daarna elke twee weken één cursus. Niemand hoeft er nog iets voor te plannen.

De bestaande medewerker, halverwege. Iemand heeft dertig van de zestig cursussen gedaan. De dosering raakt niet aan wat er al staat; wat ontbreekt komt er rustig bij, één cursus per cadansmoment.

De organisatie met tweehonderd afdelingen. Eén keer instellen op organisatieniveau is genoeg; alle afdelingen volgen automatisch, ook de afdeling die volgende maand wordt aangemaakt.

De afdeling die anders is. De IT-afdeling koppelt eigen cursussen en krijgt daarmee volledig een eigen curriculum, de buitendienst kiest "aan, met eigen instellingen" voor een rustiger ritme, en een enkele afdeling staat expliciet uit. De afdeling gaat altijd vóór de organisatie.

Vijf jaar oude cursussen. Historie en verdieping gaan naar de bibliotheek (zelfinschrijving). Medewerkers kiezen zelf het moment, krijgen een bevestiging en horen het via de bibliotheekmail wanneer er iets nieuws bij komt.

Een nieuwe cursus in het lopende programma. Zet de vinkjes en voeg de cursus op de juiste plek in de volgorde toe aan het organisatiecurriculum. Er wordt op dat moment niemand ingeschreven: nieuwe medewerkers krijgen hem vanzelf in de stroom, en bij bestaande medewerkers komt hij voorbij zodra hij aan de beurt is.

Een cursus tijdelijk offline. Zet hem op inactief; de stroom loopt door met de volgende cursus. Na heractivering stroomt hij weer mee voor iedereen die hem nog mist.

De medewerker die achterloopt. De veiligheidslimiet houdt nieuwe vrijgaven tegen zolang er meer dan het ingestelde aantal cursussen openstaat. Zo stapelt het niet meer op.