De forma predeterminada, un nuevo empleado recibe de una vez todos los cursos de su departamento al incorporarse. Con un currículo extenso, eso puede resultar abrumador. Con la inscripción escalonada (drip), el nuevo empleado recibe primero un pequeño bloque de onboarding y después un curso cada vez, al ritmo que usted determine.

La función está desactivada de forma predeterminada y, por tanto, no cambia nada hasta que usted la active deliberadamente. Se configura por organización (una sola vez; el ajuste se aplica automáticamente a todos los departamentos, también a los que se añadan más adelante) y puede establecer excepciones por departamento; la elección del departamento siempre prevalece.

La idea en una frase: antes planificaba por departamento cuándo recibía cada uno qué; ahora define una sola vez qué es el programa, y el sistema determina por persona cuándo. El sistema nunca toca las inscripciones existentes.

Las dos rutas: obligatoria y voluntaria

Cada curso sigue una de dos rutas, controladas por dos casillas en el curso:

• Inscripción automática: el curso forma parte del flujo obligatorio (el currículo) y se libera de forma dosificada. El sistema determina el momento, según su ritmo.
• Autoinscripción: el curso está en la biblioteca como oferta voluntaria. El empleado decide el momento.

Elija normalmente una de las dos por curso. Ambas a la vez es posible, pero solo si quiere deliberadamente que los empleados puedan adelantar un curso obligatorio a través de la biblioteca; la dosificación omite lo que alguien ya tiene.

Cómo funciona para el empleado

1. Onboarding. Al empezar, el empleado solo recibe los cursos marcados como onboarding, más un correo de resumen. Si no hay onboarding marcado, el flujo escalonado comienza de inmediato.
2. Flujo escalonado. El primer curso del currículo se libera directamente en el ancla (véase más abajo); después se añade un curso por cada momento de cadencia. Cada liberación genera un correo, si las notificaciones del curso están activadas.
3. Biblioteca. El material opcional e histórico está en la biblioteca; allí el empleado se inscribe por sí mismo, en el momento que elija.

El ancla y el ritmo

El ancla es el punto cero personal desde el que se calcula el ritmo para un empleado:

• Si hay un bloque de onboarding marcado, el ancla es el día en que ese empleado completa el bloque.
• Si no hay onboarding marcado, el ancla es la fecha de inicio del empleado.

A partir del ancla: el primer curso se libera de inmediato; la cadencia solo determina la distancia hasta cada curso siguiente. Con una cadencia de dos semanas, quien complete el onboarding el día 6 recibe el curso 1 el día 6 y el curso 2 dos semanas después. Nadie mira una pantalla de inicio vacía durante dos semanas.

Conviene saber sobre el reloj:

• La liberación se realiza mediante una tarea diaria en segundo plano. Un curso aparece, por tanto, en el momento de cadencia o poco después, no al segundo exacto. Quien active los ajustes durante el día verá las primeras liberaciones tras la siguiente ejecución nocturna.
• La cadencia cuenta desde la fecha de liberación del curso anterior, no desde su finalización. Quien termina rápido simplemente espera al siguiente momento de cadencia; eso mantiene el ritmo previsible. Solo la primera liberación depende de completar el onboarding.
• La cadencia se calcula en la zona horaria de la organización.

Antes de empezar (requisitos)

• Por curso, la casilla inscripción automática está activada y el curso está activo. Sin inscripción automática el curso no participa en el currículo; un curso inactivo es omitido por la dosificación y no aparece en la lista de candidatos.
• La cadencia es obligatoria: sin cadencia elegida, la dosificación no está activa y al inicio no se retiene ningún curso. Así, una configuración a medio rellenar nunca puede bloquear a los empleados.
• Cada empleado pertenece a un departamento. La dosificación funciona por departamento; un empleado vinculado solo a la organización recibe todo de una vez.
• Si quiere un correo o aviso en cada liberación, active por curso notificación y correo de notificación.
• Configure por curso el periodo de inscripción (días) si el empleado debe tener una fecha límite contada desde el momento de la liberación; deje el campo vacío si no debe haber fecha límite.
• La fecha de inicio del curso ya no dirige al empleado: todo pasa por la fecha de inscripción personal que la dosificación fija en cada liberación. Ponga la fecha del curso en el pasado (no en el futuro, porque entonces el correo recordatorio omite el curso).

Configuración (paso a paso)

Paso 1: preparar los cursos

Por curso del currículo solo se establecen propiedades; aquí no se inscribe a nadie:

• Marque inscripción automática.
• Asegúrese de que el curso esté activo.
• Configure el periodo de inscripción (días) para la fecha límite por liberación.
• Active notificación y correo de notificación para el aviso y el correo en la liberación.

Deje de usar «Inscribir grupos» para desplegar cursos del currículo. Esa ruta antigua inscribe directa y completamente a los empleados existentes de un departamento, al margen de la dosificación. El currículo de la organización sustituye por completo ese trabajo de planificación.

Paso 2: configurar la organización

Edite la organización. Contiene dos bloques.

Inscripción escalonada (valor predeterminado para todos los departamentos)

• Active habilitar inscripción escalonada.
• Elija la cadencia (obligatoria): cada X días o semanas (por ejemplo cada 2 semanas), día fijo del mes (por ejemplo cada día 15), o n-ésimo día de la semana del mes (por ejemplo cada tercer jueves).
• Con el límite de seguridad opcional, el siguiente curso no se libera mientras haya más de este número de cursos pendientes. Así evita la acumulación en quienes van con retraso. Dejar el campo vacío significa dosificar estrictamente según el calendario.

Currículo de la organización (orden y onboarding)

• Añada cursos desde la lista de candidatos. Muestra todos los cursos activos con inscripción automática que son visibles para la organización o que ya están en uso en algún departamento. Añadir solo vincula; no inscribe a nadie.
• Numere el orden; el botón Numerar en orden lo hace de una sola vez. Los números de orden deben ser únicos; los duplicados se rechazan al guardar.
• Marque onboarding en los cursos que un nuevo empleado recibe inmediatamente al empezar.

Guarde. Con eso ha terminado: todos los departamentos siguen esto automáticamente, también los que se añadan más adelante.

Paso 3: excepciones por departamento (solo para casos especiales)

Edite el departamento y elija en ajuste para este departamento:

• Seguir el estándar de la organización (la opción predeterminada): el departamento sigue el ajuste de la organización; el formulario muestra cuál es en ese momento.
• Activado, con ajustes propios: este departamento usa su propia cadencia, su propio límite o su propio currículo; los campos que deje vacíos siguen aun así a la organización.
• Desactivado para este departamento: sin dosificación, aunque la organización esté activada.

Si un departamento vincula cursos propios activos con inscripción automática, allí se aplica por completo el currículo propio; el currículo de la organización ya no cuenta para ese departamento.

Paso 4: biblioteca (cursos antiguos y opcionales)

Los cursos que no son o ya no son obligatorios van a la biblioteca: marque en el curso autoinscripción y desactive la inscripción automática. En el currículo del departamento, la casilla → biblioteca lo hace en una sola acción. Con self enrollment days establece la fecha límite que rige desde el momento en que un empleado se inscribe por sí mismo.

Las casillas en el currículo

• Si un curso debe llegar inmediatamente al empezar un nuevo empleado, marque onboarding.
• Si un curso ya no pertenece de forma permanente al flujo obligatorio, marque eliminar y active si procede la autoinscripción para la biblioteca.
• Si un curso debe salir temporalmente, por ejemplo por una revisión o una nueva traducción, no lo elimine sino ponga el curso en inactivo: permanece en el currículo, la dosificación lo omite y vuelve a fluir automáticamente en cuanto lo active.

Regla práctica: onboarding trata del comienzo del flujo, eliminar del final del curso en el programa, e inactivo de una pausa.

Con eliminar solo desaparece el vínculo con el currículo; el curso sigue existiendo y los empleados que ya lo tienen lo conservan.

Mantenga el bloque de onboarding pequeño (de uno a tres cursos), o no marque nada si tiene mucho personal existente; véase la trampa más abajo.

Correos electrónicos

• Al empezar, un nuevo empleado recibe un correo de resumen con sus cursos (el bloque de onboarding).
• En cada liberación sigue el correo habitual de «está inscrito», siempre que la notificación por correo del curso esté activada.
• Nuevo en la biblioteca: cuando aparece oferta nueva en la biblioteca, un correo diario lo comunica a los empleados que pueden verla y aún no están inscritos. Este tipo de correo («New in library») se activa o desactiva por organización en la página de tipos de correo; el texto es modificable allí.
• La autoinscripción da al empleado una confirmación de inscripción normal.

Los recordatorios de fecha límite funcionan después por curso liberado, como de costumbre.

Conviene saber

• Los empleados existentes conservan sus inscripciones actuales; el sistema nunca quita nada y nunca inscribe dos veces. Los cursos del currículo que aún les falten se añaden de forma dosificada, uno por momento de cadencia.
• Trampa con el onboarding: la dosificación de un empleado existente espera hasta que el bloque de onboarding esté completado. Si marca como onboarding cursos que el personal existente nunca tuvo, precisamente ellos no reciben nada nuevo hasta que completen ese bloque. Con mucho personal existente, es mejor no marcar ningún onboarding, o solo cursos que todos ya tenían.
• El currículo se define una sola vez de forma relativa; después se aplica automáticamente a cada nuevo empleado desde su propia fecha de inicio. La replanificación anual ya no es necesaria.
• ¿Quiere 12 cursos en 6 meses (el esquema conocido)? Configure la cadencia en aproximadamente cada 2 semanas.

Ejemplos prácticos

El nuevo empleado en un cliente veterano. Un cliente ha acumulado sesenta cursos en cinco años. Antes, un nuevo empleado recibía todo el primer día; ahora solo el bloque de onboarding y después un curso cada dos semanas. Nadie tiene que planificar nada.

El empleado existente, a mitad de camino. Alguien ha completado treinta de los sesenta cursos. La dosificación no toca lo que ya está; lo que falta se añade con calma, un curso por momento de cadencia.

La organización con doscientos departamentos. Configurarlo una vez a nivel de organización es suficiente; todos los departamentos siguen automáticamente, también el departamento que se cree el mes que viene.

El departamento que es diferente. El departamento de TI vincula cursos propios y obtiene así un currículo totalmente propio, el servicio externo elige «activado, con ajustes propios» para un ritmo más tranquilo, y algún departamento está explícitamente desactivado. El departamento siempre prevalece sobre la organización.

Cursos de hace cinco años. El histórico y la profundización van a la biblioteca (autoinscripción). Los empleados eligen su momento, reciben una confirmación y se enteran de las novedades por el correo de la biblioteca.

Un curso nuevo en el programa en marcha. Marque las casillas y añada el curso al currículo de la organización en el lugar correcto del orden. En ese momento no se inscribe a nadie: los nuevos empleados lo reciben automáticamente en el flujo, y a los empleados existentes les llega en cuanto le toca el turno.

Un curso temporalmente fuera de línea. Póngalo en inactivo; el flujo continúa con el siguiente curso. Tras la reactivación vuelve a fluir para todos los que aún lo echen en falta.

El empleado que va con retraso. El límite de seguridad retiene nuevas liberaciones mientras haya más del número configurado de cursos pendientes. Así ya no se acumula.