Standardmäßig erhält ein neuer Mitarbeitender beim Eintritt alle Kurse seiner Abteilung auf einmal zugewiesen. Bei einem umfangreichen Curriculum kann das überfordern. Mit der gestaffelten Einschreibung (Drip) erhält ein neuer Mitarbeitender stattdessen zuerst einen kleinen Onboarding-Block und danach jeweils einen Kurs nach dem anderen, in einem Tempo, das Sie selbst festlegen.

Die Funktion ist standardmäßig ausgeschaltet und ändert also nichts, bis Sie sie bewusst aktivieren. Sie richten sie pro Organisation ein (einmalig; die Einstellung gilt automatisch für alle Abteilungen, auch für später hinzukommende) und können pro Abteilung abweichen; die Abteilungswahl geht immer vor.

Die Idee in einem Satz: Früher planten Sie pro Abteilung, wann alle was bekommen; jetzt definieren Sie einmal, was das Programm ist, und das System bestimmt pro Person, wann. Bestehende Einschreibungen rührt das System nie an.

Die zwei Routen: verpflichtend und freiwillig

Jeder Kurs folgt einer von zwei Routen, gesteuert durch zwei Häkchen am Kurs:

• Automatische Einschreibung: Der Kurs gehört zum Pflichtablauf (dem Curriculum) und wird dosiert freigegeben. Das System bestimmt den Zeitpunkt, nach Ihrem Rhythmus.
• Selbsteinschreibung: Der Kurs steht als freiwilliges Angebot in der Bibliothek. Den Zeitpunkt bestimmt der Mitarbeitende selbst.

Wählen Sie pro Kurs normalerweise eine der beiden. Beides zugleich ist möglich, aber nur, wenn Sie bewusst wollen, dass Mitarbeitende einen Pflichtkurs über die Bibliothek vorziehen dürfen; die Dosierung überspringt, was jemand schon hat.

So funktioniert es für den Mitarbeitenden

1. Onboarding. Zum Start erhält der Mitarbeitende nur die als Onboarding markierten Kurse, plus eine Übersichtsmail. Ist kein Onboarding markiert, beginnt der gestaffelte Ablauf sofort.
2. Gestaffelter Ablauf. Der erste Curriculum-Kurs wird direkt am Anker freigegeben (siehe unten); danach kommt jeweils ein Kurs pro Rhythmusmoment hinzu. Jede Freigabe erzeugt eine E-Mail, sofern die Benachrichtigungen am Kurs aktiviert sind.
3. Bibliothek. Optionales und historisches Material steht in der Bibliothek; dort schreibt sich der Mitarbeitende selbst ein, zu einem selbst gewählten Zeitpunkt.

Der Anker und der Rhythmus

Der Anker ist der persönliche Nullpunkt, von dem aus der Rhythmus für einen Mitarbeitenden gerechnet wird:

• Ist ein Onboarding-Block markiert, ist der Anker der Tag, an dem dieser Mitarbeitende den Block abschließt.
• Ist kein Onboarding markiert, ist der Anker das Startdatum des Mitarbeitenden.

Ab dem Anker gilt: Der erste Kurs wird sofort freigegeben; der Rhythmus bestimmt nur den Abstand zu jedem weiteren Kurs. Bei einem Zwei-Wochen-Rhythmus erhält jemand, der das Onboarding an Tag 6 abschließt, Kurs 1 an Tag 6 und Kurs 2 zwei Wochen später. Niemand starrt zwei Wochen auf einen leeren Startbildschirm.

Gut zu wissen zur Uhr:

• Die Freigabe erfolgt über eine tägliche Hintergrundaufgabe. Ein Kurs erscheint also am Rhythmusmoment oder kurz danach, nicht sekundengenau. Wer die Einstellungen tagsüber aktiviert, sieht die ersten Freigaben nach dem nächsten nächtlichen Lauf.
• Der Rhythmus zählt ab dem Freigabedatum des vorigen Kurses, nicht ab dessen Abschluss. Wer schnell fertig ist, wartet einfach bis zum nächsten Rhythmusmoment; das hält das Tempo vorhersehbar. Nur die allererste Freigabe hängt am Abschluss des Onboardings.
• Der Rhythmus wird in der Zeitzone der Organisation berechnet.

Bevor Sie beginnen (Voraussetzungen)

• Pro Kurs ist das Häkchen automatische Einschreibung gesetzt und der Kurs aktiv. Ohne automatische Einschreibung nimmt der Kurs nicht am Curriculum teil; einen inaktiven Kurs überspringt die Dosierung, und er erscheint nicht in der Kandidatenliste.
• Der Rhythmus ist Pflicht: Ohne gewählten Rhythmus ist die Dosierung nicht aktiv, und beim Start werden keine Kurse zurückgehalten. So kann eine halb ausgefüllte Konfiguration nie Mitarbeitende blockieren.
• Jeder Mitarbeitende gehört zu einer Abteilung. Die Dosierung läuft pro Abteilung; ein Mitarbeitender, der nur an der Organisation hängt, erhält alles auf einmal.
• Wenn Sie bei jeder Freigabe eine E-Mail oder Meldung wollen, aktivieren Sie pro Kurs Benachrichtigung und Benachrichtigungs-E-Mail.
• Stellen Sie pro Kurs die Einschreibefrist (Tage) ein, wenn der Mitarbeitende eine Frist ab dem Freigabemoment bekommen soll; lassen Sie das Feld leer, wenn es keine Frist geben soll.
• Das Startdatum am Kurs steuert den Mitarbeitenden nicht mehr: Alles läuft über das persönliche Einschreibedatum, das die Dosierung pro Freigabe setzt. Setzen Sie das Kursdatum auf ein Datum in der Vergangenheit (nicht in die Zukunft, sonst überspringt die Erinnerungsmail den Kurs).

Einrichten (Schritt für Schritt)

Schritt 1: Kurse vorbereiten

Pro Curriculum-Kurs setzen Sie nur Eigenschaften; eingeschrieben wird hier niemand:

• Setzen Sie das Häkchen automatische Einschreibung.
• Sorgen Sie dafür, dass der Kurs aktiv ist.
• Stellen Sie die Einschreibefrist (Tage) für die Frist pro Freigabe ein.
• Aktivieren Sie Benachrichtigung und Benachrichtigungs-E-Mail für Meldung und Mail bei der Freigabe.

Verwenden Sie "Gruppen einschreiben" nicht mehr für das Ausrollen von Curriculum-Kursen. Diese alte Route schreibt bestehende Mitarbeitende einer Abteilung direkt und vollständig ein, an der Dosierung vorbei. Das Organisationscurriculum ersetzt diese Planarbeit vollständig.

Schritt 2: Organisation einstellen

Bearbeiten Sie die Organisation. Dort stehen zwei Blöcke.

Gestaffelte Einschreibung (Standard für alle Abteilungen)

• Aktivieren Sie gestaffelte Einschreibung einschalten.
• Wählen Sie den Rhythmus (Pflicht): alle X Tage oder Wochen (zum Beispiel alle 2 Wochen), fester Tag im Monat (zum Beispiel jeder 15.), oder n-ter Wochentag im Monat (zum Beispiel jeder 3. Donnerstag).
• Mit dem optionalen Sicherheitslimit wird der nächste Kurs nicht freigegeben, solange mehr als diese Anzahl Kurse offen ist. So vermeiden Sie eine Anhäufung bei allen, die im Rückstand sind. Lassen Sie das Feld leer, dosiert das System strikt nach Zeitplan.

Organisationscurriculum (Reihenfolge und Onboarding)

• Fügen Sie Kurse aus der Kandidatenliste hinzu. Sie zeigt alle aktiven Kurse mit automatischer Einschreibung, die für die Organisation sichtbar oder bereits bei einer Abteilung in Gebrauch sind. Hinzufügen verknüpft nur; es schreibt niemanden ein.
• Nummerieren Sie die Reihenfolge; die Schaltfläche Nummer der Reihe nach erledigt das in einem Schritt. Reihenfolgenummern müssen eindeutig sein; doppelte Nummern werden beim Speichern abgelehnt.
• Setzen Sie das Häkchen Onboarding bei den Kursen, die ein neuer Mitarbeitender sofort zum Start erhält.

Speichern Sie. Damit sind Sie fertig: Alle Abteilungen folgen dem automatisch, auch später hinzukommende.

Schritt 3: pro Abteilung abweichen (nur bei Ausnahmen)

Bearbeiten Sie die Abteilung und wählen Sie bei Einstellung für diese Abteilung:

• Organisationsstandard folgen (die Standardwahl): Die Abteilung folgt der Organisationseinstellung; das Formular zeigt, was diese aktuell ist.
• An, mit eigenen Einstellungen: Diese Abteilung nutzt einen eigenen Rhythmus, ein eigenes Limit oder ein eigenes Curriculum; Felder, die Sie leer lassen, folgen weiterhin der Organisation.
• Aus für diese Abteilung: keine Dosierung, auch wenn die Organisation eingeschaltet ist.

Verknüpft eine Abteilung eigene aktive Kurse mit automatischer Einschreibung, gilt dort vollständig das eigene Curriculum; das Organisationscurriculum zählt für diese Abteilung nicht mehr.

Schritt 4: Bibliothek (alte und optionale Kurse)

Kurse, die nicht oder nicht mehr verpflichtend sind, stellen Sie in die Bibliothek: Setzen Sie am Kurs das Häkchen Selbsteinschreibung und schalten Sie die automatische Einschreibung aus. Im Abteilungscurriculum erledigt das Häkchen → Bibliothek das in einer Handlung. Mit self enrollment days legen Sie die Frist fest, die ab dem Moment der Selbsteinschreibung gilt.

Die Häkchen im Curriculum

• Soll ein Kurs sofort zum Start eines neuen Mitarbeitenden kommen, setzen Sie das Häkchen Onboarding.
• Gehört ein Kurs dauerhaft nicht mehr in den Pflichtablauf, setzen Sie das Häkchen Entfernen und aktivieren Sie gegebenenfalls die Selbsteinschreibung für die Bibliothek.
• Muss ein Kurs vorübergehend heraus, etwa für eine Überarbeitung oder eine neue Übersetzung, entfernen Sie ihn nicht, sondern setzen Sie den Kurs auf inaktiv: Er bleibt im Curriculum stehen, die Dosierung überspringt ihn, und er fließt automatisch wieder mit, sobald Sie ihn aktivieren.

Faustregel: Onboarding betrifft den Anfang des Ablaufs, Entfernen das Ende des Kurses im Programm, und inaktiv eine Pause.

Beim Entfernen verschwindet nur die Verknüpfung mit dem Curriculum; der Kurs selbst bleibt bestehen, und Mitarbeitende, die ihn schon haben, behalten ihn.

Halten Sie den Onboarding-Block klein (ein bis drei Kurse), oder markieren Sie nichts, wenn Sie viel Bestandspersonal haben; siehe die Falle weiter unten.

E-Mails

• Zum Start erhält ein neuer Mitarbeitender eine Übersichtsmail mit den eigenen Kursen (dem Onboarding-Block).
• Bei jeder Freigabe folgt die gewohnte "Sie wurden eingeschrieben"-Mail, sofern die E-Mail-Benachrichtigung am Kurs aktiviert ist.
• Neu in der Bibliothek: Erscheint neues Angebot in der Bibliothek, meldet eine tägliche Mail das an Mitarbeitende, die es sehen können und noch nicht eingeschrieben sind. Diesen E-Mail-Typ ("New in library") schalten Sie pro Organisation auf der Seite mit den E-Mail-Typen ein oder aus; der Text ist dort anpassbar.
• Selbsteinschreibung gibt dem Mitarbeitenden eine gewöhnliche Einschreibebestätigung.

Die Fristerinnerungen funktionieren danach pro freigegebenem Kurs wie gewohnt.

Gut zu wissen

• Bestehende Mitarbeitende behalten ihre aktuellen Einschreibungen; das System nimmt nie etwas weg und schreibt nie doppelt ein. Curriculum-Kurse, die ihnen noch fehlen, kommen dosiert hinzu, einer pro Rhythmusmoment.
• Falle beim Onboarding: Die Dosierung eines bestehenden Mitarbeitenden wartet, bis der Onboarding-Block abgeschlossen ist. Markieren Sie Onboarding-Kurse, die das Bestandspersonal nie hatte, erhalten gerade diese Mitarbeitenden nichts Neues, bis sie den Block nachholen. Markieren Sie bei viel Bestandspersonal also lieber kein Onboarding, oder nur Kurse, die alle schon hatten.
• Das Curriculum definieren Sie einmal relativ; es gilt danach automatisch für jeden neuen Mitarbeitenden ab dessen eigenem Startdatum. Jährliches Neuplanen ist nicht mehr nötig.
• Möchten Sie 12 Kurse in 6 Monaten (das bekannte Schema)? Stellen Sie den Rhythmus auf etwa alle 2 Wochen.

Praxisbeispiele

Der neue Mitarbeitende bei einem treuen Kunden. Ein Kunde hat in fünf Jahren sechzig Kurse aufgebaut. Früher bekam ein neuer Mitarbeitender alles an Tag eins; jetzt nur den Onboarding-Block und danach alle zwei Wochen einen Kurs. Niemand muss dafür noch etwas planen.

Der bestehende Mitarbeitende, auf halbem Weg. Jemand hat dreißig der sechzig Kurse absolviert. Die Dosierung rührt nicht an, was schon da ist; was fehlt, kommt in Ruhe hinzu, ein Kurs pro Rhythmusmoment.

Die Organisation mit zweihundert Abteilungen. Einmal auf Organisationsebene einstellen genügt; alle Abteilungen folgen automatisch, auch die Abteilung, die nächsten Monat angelegt wird.

Die Abteilung, die anders ist. Die IT-Abteilung verknüpft eigene Kurse und erhält damit ein vollständig eigenes Curriculum, der Außendienst wählt "an, mit eigenen Einstellungen" für einen ruhigeren Rhythmus, und eine einzelne Abteilung steht ausdrücklich auf aus. Die Abteilung geht immer vor der Organisation.

Fünf Jahre alte Kurse. Historie und Vertiefung wandern in die Bibliothek (Selbsteinschreibung). Mitarbeitende wählen selbst den Zeitpunkt, erhalten eine Bestätigung und erfahren über die Bibliotheksmail, wenn etwas Neues hinzukommt.

Ein neuer Kurs im laufenden Programm. Setzen Sie die Häkchen und fügen Sie den Kurs an der richtigen Stelle der Reihenfolge zum Organisationscurriculum hinzu. In dem Moment wird niemand eingeschrieben: Neue Mitarbeitende erhalten ihn automatisch im Ablauf, und bei bestehenden Mitarbeitenden kommt er vorbei, sobald er an der Reihe ist.

Ein Kurs vorübergehend offline. Setzen Sie ihn auf inaktiv; der Ablauf läuft mit dem nächsten Kurs weiter. Nach der Reaktivierung fließt er wieder mit für alle, denen er noch fehlt.

Der Mitarbeitende im Rückstand. Das Sicherheitslimit hält neue Freigaben zurück, solange mehr als die eingestellte Anzahl Kurse offen ist. So staut sich nichts mehr auf.