Par défaut, un nouveau collaborateur se voit attribuer d'un coup tous les cours de son département à son arrivée. Avec un curriculum étendu, cela peut être accablant. Avec l'inscription progressive (drip), un nouveau collaborateur reçoit d'abord un petit bloc d'onboarding, puis un cours à la fois, au rythme que vous déterminez.

La fonction est désactivée par défaut et ne change donc rien tant que vous ne l'activez pas délibérément. Vous la configurez par organisation (une seule fois ; le réglage s'applique automatiquement à tous les départements, y compris ceux ajoutés plus tard) et vous pouvez déroger par département ; le choix du département prime toujours.

L'idée en une phrase : avant, vous planifiiez par département quand chacun recevait quoi ; maintenant, vous définissez une seule fois ce qu'est le programme, et le système détermine par personne quand. Le système ne touche jamais aux inscriptions existantes.

Les deux routes : obligatoire et volontaire

Chaque cours suit l'une de deux routes, pilotées par deux cases à cocher sur le cours :

• Inscription automatique : le cours fait partie du flux obligatoire (le curriculum) et est libéré de façon dosée. Le système détermine le moment, selon votre rythme.
• Auto-inscription : le cours se trouve dans la bibliothèque comme offre volontaire. Le collaborateur choisit lui-même le moment.

Choisissez normalement l'une des deux par cours. Les deux à la fois sont possibles, mais seulement si vous voulez délibérément que les collaborateurs puissent prendre un cours obligatoire en avance via la bibliothèque ; le dosage saute ce que quelqu'un a déjà.

Comment cela fonctionne pour le collaborateur

1. Onboarding. Au départ, le collaborateur ne reçoit que les cours marqués comme onboarding, plus un e-mail récapitulatif. Si aucun onboarding n'est marqué, le flux progressif commence immédiatement.
2. Flux progressif. Le premier cours du curriculum est libéré directement à l'ancre (voir ci-dessous) ; ensuite, un cours s'ajoute à chaque moment de cadence. Chaque libération génère un e-mail, si les notifications du cours sont activées.
3. Bibliothèque. Le matériel optionnel et historique se trouve dans la bibliothèque ; le collaborateur s'y inscrit lui-même, au moment de son choix.

L'ancre et le rythme

L'ancre est le point zéro personnel à partir duquel le rythme est calculé pour un collaborateur :

• Si un bloc d'onboarding est marqué, l'ancre est le jour où ce collaborateur termine ce bloc.
• Si aucun onboarding n'est marqué, l'ancre est la date d'entrée du collaborateur.

À partir de l'ancre : le premier cours est libéré immédiatement ; la cadence ne détermine que la distance jusqu'à chaque cours suivant. Avec une cadence de deux semaines, quelqu'un qui termine son onboarding au jour 6 reçoit donc le cours 1 au jour 6 et le cours 2 deux semaines plus tard. Personne ne fixe un écran d'accueil vide pendant deux semaines.

Bon à savoir sur l'horloge :

• La libération se fait via une tâche d'arrière-plan quotidienne. Un cours apparaît donc au moment de cadence ou juste après, pas à la seconde près. Si vous activez les réglages en journée, les premières libérations suivent après la prochaine exécution nocturne.
• La cadence compte à partir de la date de libération du cours précédent, pas de son achèvement. Qui termine vite attend simplement le prochain moment de cadence ; cela garde le tempo prévisible. Seule la toute première libération dépend de l'achèvement de l'onboarding.
• La cadence est calculée dans le fuseau horaire de l'organisation.

Avant de commencer (conditions)

• Par cours, la case inscription automatique est cochée et le cours est actif. Sans inscription automatique, le cours ne participe pas au curriculum ; un cours inactif est sauté par le dosage et n'apparaît pas dans la liste de candidats.
• La cadence est obligatoire : sans cadence choisie, le dosage n'est pas actif et aucun cours n'est retenu au départ. Ainsi, une configuration à moitié remplie ne peut jamais bloquer des collaborateurs.
• Chaque collaborateur appartient à un département. Le dosage fonctionne par département ; un collaborateur rattaché uniquement à l'organisation reçoit tout d'un coup.
• Si vous voulez un e-mail ou une notification à chaque libération, activez par cours notification et notification e-mail.
• Définissez par cours la période d'inscription (jours) si le collaborateur doit recevoir une échéance à compter du moment de la libération ; laissez le champ vide s'il ne doit pas y avoir d'échéance.
• La date de début du cours ne pilote plus le collaborateur : tout passe par la date d'inscription personnelle que le dosage fixe à chaque libération. Mettez la date du cours dans le passé (pas dans le futur, sinon l'e-mail de rappel saute le cours).

Configuration (pas à pas)

Étape 1 : préparer les cours

Par cours du curriculum, vous ne définissez que des propriétés ; personne n'est inscrit ici :

• Cochez inscription automatique.
• Veillez à ce que le cours soit actif.
• Définissez la période d'inscription (jours) pour l'échéance par libération.
• Activez notification et notification e-mail pour l'alerte et le courriel à la libération.

N'utilisez plus « Inscrire des groupes » pour déployer des cours du curriculum. Cette ancienne route inscrit directement et entièrement les collaborateurs existants d'un département, en contournant le dosage. Le curriculum de l'organisation remplace complètement ce travail de planification.

Étape 2 : configurer l'organisation

Modifiez l'organisation. Elle contient deux blocs.

Inscription progressive (valeur par défaut pour tous les départements)

• Activez activer l'inscription progressive.
• Choisissez la cadence (obligatoire) : tous les X jours ou semaines (par exemple toutes les 2 semaines), jour fixe du mois (par exemple chaque 15), ou n-ième jour de semaine du mois (par exemple chaque 3e jeudi).
• Avec la limite de sécurité facultative, le cours suivant n'est pas libéré tant que plus de ce nombre de cours reste ouvert. Vous évitez ainsi l'accumulation chez ceux qui prennent du retard. Un champ vide signifie un dosage strictement dans les temps.

Curriculum de l'organisation (ordre et onboarding)

• Ajoutez des cours depuis la liste de candidats. Elle montre tous les cours actifs à inscription automatique visibles pour l'organisation ou déjà utilisés par un département. Ajouter ne fait que lier ; personne n'est inscrit.
• Numérotez l'ordre ; le bouton Numéroter dans l'ordre le fait en une fois. Les numéros d'ordre doivent être uniques ; les doublons sont refusés à l'enregistrement.
• Cochez onboarding pour les cours qu'un nouveau collaborateur reçoit immédiatement à son arrivée.

Enregistrez. C'est terminé : tous les départements suivent automatiquement, y compris les départements ajoutés plus tard.

Étape 3 : déroger par département (uniquement pour les exceptions)

Modifiez le département et choisissez sous réglage pour ce département :

• Suivre le standard de l'organisation (choix par défaut) : le département suit le réglage de l'organisation ; le formulaire affiche ce qu'il est actuellement.
• Activé, avec réglages propres : ce département utilise sa propre cadence, sa propre limite ou son propre curriculum ; les champs laissés vides suivent malgré tout l'organisation.
• Désactivé pour ce département : pas de dosage, même si l'organisation est activée.

Si un département lie ses propres cours actifs à inscription automatique, son propre curriculum s'y applique entièrement ; le curriculum de l'organisation ne compte plus pour ce département.

Étape 4 : bibliothèque (cours anciens et optionnels)

Les cours qui ne sont pas ou plus obligatoires vont dans la bibliothèque : cochez sur le cours auto-inscription et désactivez l'inscription automatique. Sur le curriculum du département, la case → bibliothèque fait cela en une seule action. Avec self enrollment days, vous définissez l'échéance qui s'applique à partir du moment où un collaborateur s'inscrit lui-même.

Les cases à cocher dans le curriculum

• Si un cours doit arriver immédiatement au départ d'un nouveau collaborateur, cochez onboarding.
• Si un cours n'appartient définitivement plus au flux obligatoire, cochez supprimer et activez éventuellement l'auto-inscription pour la bibliothèque.
• Si un cours doit sortir temporairement, par exemple pour une révision ou une nouvelle traduction, ne le supprimez pas mais mettez le cours en inactif : il reste dans le curriculum, le dosage le saute et il reprend automatiquement le flux dès que vous le réactivez.

Règle simple : onboarding concerne le début du flux, supprimer la fin du cours dans le programme, et inactif une pause.

Avec supprimer, seul le lien avec le curriculum disparaît ; le cours lui-même continue d'exister et les collaborateurs qui l'ont déjà le conservent.

Gardez le bloc d'onboarding petit (un à trois cours), ou ne marquez rien si vous avez beaucoup de personnel existant ; voir le piège ci-dessous.

E-mails

• Au départ, un nouveau collaborateur reçoit un e-mail récapitulatif avec ses cours (le bloc d'onboarding).
• À chaque libération suit l'e-mail habituel « vous êtes inscrit », si la notification e-mail du cours est activée.
• Nouveau dans la bibliothèque : quand une nouvelle offre apparaît dans la bibliothèque, un e-mail quotidien l'annonce aux collaborateurs qui peuvent la voir et n'y sont pas encore inscrits. Vous activez ou désactivez ce type d'e-mail (« New in library ») par organisation sur la page des types d'e-mails ; le texte y est modifiable.
• L'auto-inscription donne au collaborateur une confirmation d'inscription ordinaire.

Les rappels d'échéance fonctionnent ensuite par cours libéré, comme vous en avez l'habitude.

Bon à savoir

• Les collaborateurs existants conservent leurs inscriptions actuelles ; le système ne retire jamais rien et n'inscrit jamais en double. Les cours du curriculum qui leur manquent encore s'ajoutent de façon dosée, un par moment de cadence.
• Piège avec l'onboarding : le dosage d'un collaborateur existant attend que le bloc d'onboarding soit terminé. Si vous marquez comme onboarding des cours que le personnel existant n'a jamais eus, ce sont justement eux qui ne reçoivent rien de nouveau tant qu'ils n'ont pas rattrapé ce bloc. Avec beaucoup de personnel existant, ne marquez donc de préférence aucun onboarding, ou seulement des cours que tout le monde avait déjà.
• Vous définissez le curriculum une seule fois, de manière relative ; il s'applique ensuite automatiquement à chaque nouveau collaborateur à partir de sa propre date d'entrée. La replanification annuelle n'est plus nécessaire.
• Vous voulez 12 cours en 6 mois (le schéma connu) ? Réglez la cadence sur environ toutes les 2 semaines.

Exemples pratiques

Le nouveau collaborateur chez un client fidèle. Un client a constitué soixante cours en cinq ans. Avant, un nouveau collaborateur recevait tout le premier jour ; maintenant seulement le bloc d'onboarding, puis un cours toutes les deux semaines. Personne n'a plus rien à planifier.

Le collaborateur existant, à mi-chemin. Quelqu'un a suivi trente des soixante cours. Le dosage ne touche pas à ce qui est déjà là ; ce qui manque s'ajoute tranquillement, un cours par moment de cadence.

L'organisation aux deux cents départements. Une seule configuration au niveau de l'organisation suffit ; tous les départements suivent automatiquement, y compris le département créé le mois prochain.

Le département qui est différent. Le département IT lie ses propres cours et obtient ainsi un curriculum entièrement propre, le service extérieur choisit « activé, avec réglages propres » pour un rythme plus calme, et un département isolé est explicitement désactivé. Le département prime toujours sur l'organisation.

Des cours vieux de cinq ans. L'historique et l'approfondissement vont dans la bibliothèque (auto-inscription). Les collaborateurs choisissent eux-mêmes le moment, reçoivent une confirmation et sont informés des nouveautés par l'e-mail de la bibliothèque.

Un nouveau cours dans le programme en cours. Cochez les cases et ajoutez le cours au curriculum de l'organisation à la bonne place dans l'ordre. Personne n'est inscrit à ce moment-là : les nouveaux collaborateurs le reçoivent automatiquement dans le flux, et pour les collaborateurs existants il arrive dès que c'est son tour.

Un cours temporairement hors ligne. Mettez-le en inactif ; le flux continue avec le cours suivant. Après réactivation, il reprend le flux pour tous ceux à qui il manque encore.

Le collaborateur en retard. La limite de sécurité retient les nouvelles libérations tant que plus du nombre défini de cours reste ouvert. Ainsi, rien ne s'accumule plus.