Content beheren

Algemeen

Status: Productie
Update: 23 januari 2024
Door: Melissa

Beheer content

Content is king! Het platform is immers maar een middel om de content te tonen, zodat gebruikers er mee kunnen werken. Maar we hebben verschillende soorten content mogelijk gemaakt. Daarbij is het mogelijk voor een klant om eigen content te gebruiken.

Categorieën

We hebben de cursussen onder een categorie gehangen. Ieder thema heeft zo zijn eigen categorie en onderliggende cursussen. Denk bijvoorbeeld aan de categorie Privacy en de categorie Security. Iedere categorie kan in iedere taal beschreven worden zodat de gebruiker een idee heeft wat er geleerd kan worden.
Daarnaast is een plaatje (image) nodig voor de herkenbaarheid en een trailer video. De laatste moet natuurlijk ervoor zorgen dat gebruikers nieuwsgierig worden naar de cursussen. Op categorie-niveau kun je niet een categorie aan of uitzetten. Dit wordt bepaald door de cursus/activiteit die wel of niet beschikbaar is voor een gebruiker.
Als je afdelingen wilt uitsluiten, voeg dan de afdelingen die toegang gaan krijgen toe aan deze categorie.

Cursussen

Een cursus heeft als doel de gebruiker kennis te geven over een bepaald onderwerp. Op het platform wordt dit gebruikt om de activiteiten die een gebruiker kan doen te managen. Voor een deel is de invulling hetzelfde als bij categorieën. Alleen nu kun je ook bepalen wanneer deze beschikbaar wordt en niet meer beschikbaar is. Als er een einddatum is kun je aangeven wanneer je een waarschuwing stuurt dat de cursus over x dagen niet meer beschikbaar is. Handig om nog even druk te zetten achter het afronden.

Niveau

Je kunt een cursus een niveau meegeven. Niveau 1, 2 en 3. Je kunt alleen een niveau 2 cursus doen als je alle niveau 1 cursussen hebt gedaan. etc.

Niveau

Je kunt een cursus een niveau meegeven. Niveau 1, 2 en 3. Je kunt alleen een niveau 2 cursus doen als je alle niveau 1 cursussen hebt gedaan. etc.

Notificaties

We hebben 2 manieren van notificatie: via het platform; je krijgt rechtsboven in je persoonlijke profiel de notificaties. En/of via de e-mail.

Inschrijven

We hebben 2 manieren om gebruikers te registreren of in te schrijven voor een cursus (enrollment): self enrollment en automate enrollment. De eerste gebruiken we eigenlijk niet. Die is alvast neergezet voor als we in de toekomst dit willen gebruiken. In een zakelijke omgeving gebruiken we auto enrolment. Als een gebruiker een activiteit uit de cursus krijgt toegewezen hoeft het niet meer aan de lijst van de gebruiker te worden toegevoegd. Na het aanmaken van de cursus kun je bepalen wie of welke afdelingen deze training krijgen en belangrijker, wanneer.

Enroll groups

Als je gebruikers per afdeling hebt ingedeeld (aanbevolen) dan kun je deze afdelingen toevoegen. Dan worden de huidige en toekomstige gebruikers automatisch toegevoegd. Ga naar Cursus bewerken en Schakel automatisering inschrijving in. (save)

Optioneel Enroll period (days): de “nieuwe” gebruiker krijgt deze cursus voor het aantal dagen wat je hebt ingevuld vanaf het moment dat de cursus actief is. vul je niks in, dan is het afhankelijk van de start en einddatum van de groep.

Nu kun je ook de groepen/afdelingen inschrijven. (start- en einddatum)

Enroll Users

Bij Enroll users zie je alle gebruikers staan. Wil je losse gebruikers toevoegen kan dat ook hier. Je kunt hier tevens een afwijkende start en einddatum op geven. Je zult de gebruiker dan eerst moeten verwijderen van dit schema en opnieuw toevoegen.

Activiteiten

Er zijn 7 groepen activiteiten die je kunt gebruiken in een cursus. SCORM, Quiz, PDF, Video Blog, SharePoint/Drive en webinar. Dit klinkt wellicht wat technisch en is het misschien ook. Hieronder zullen we ze beschrijven.

Keuze

Functies

Omschrijving
SCORM E-learning, video

SCORM is het bestandsformaat. We zetten onze video’s en e-learning modules hierin om.
QUIZ Toets, enquête Quiz is de functie waar we de toetsen in kunnen maken. Maar je kunt ook een Enquête maken. De functionaliteit is ongeveer het zelfde. Quizzes zijn altijd per klant omgeving, zodat klanten zelf de vragen kunnen aanpassen of toevoegen.
Let op! Engels is de standaard taal, dus eerst in het Engels dan in een andere taal.
Webinar Webinar, virtuele classroom We hebben een mogelijkheid om zelf webinars of virtuele trainingen op te nemen of live mee te kijken.
PDF Document Je kunt als activiteit een document toevoegen waarvan de gebruiker moet aangeven deze gelezen te hebben.
BLOG Nieuwsbericht Je kunt linken naar een blog artikel op 2LRN4 waarvan de gebruiker moet aangeven deze gelezen te hebben.
Video Video, live video Youtube en Vimeo video’s of live video toevoegen zodat je een externe spreker een webinar kan laten houden.
SharePoint/Drive Documenten, Presentaties Inplaats van een document te uploaden kan je ook via een koppeling met Microsoft SharePoint of Google drive een document of presentatie linken.

Intelligentie (triggers)

Bij de activiteiten heb je 2 opties om de triggers te bepalen. De eerste is op basis van het gedaan hebben van een activiteit. (Start after complete activity). Of op basis van een datum (Activate Date: xx-xx-xx)

Volgorde bepalen

Wellicht wil je de volgorde van de activiteiten in een andere volgorde aanbieden. Dat kan met de optie “order”. Zet een 1 als je een activiteit als eerste wilt. Ga vervolgens naar de volgende activiteit en zet daar een 2 bij Order, enz.

Media repository

Om ervoor te zorgen dat we niet steeds per klant 40 media bestanden moeten uploaden van ongeveer 250 MB (=10GB) hebben we op het hoogste niveau (root) ervoor gezorgd dat we een centrale opslagruimte hebben. Vanaf de klant omgeving kun je deze gewoon aanroepen. Om toch flexibiliteit te kunnen blijven geven, heeft iedere klant nog steeds zijn eigen opslagruimte. Om eigen media bestanden toe te voegen.